DER UNKONZENTRIERTE ARBEITSPLATZ

Immer beschäftigt, aber selten konzentriert? 

Warum gesunde Arbeit mehr Fokus und weniger Dauerfeuer braucht...

Eine E-Mail beantworten, während das nächste Teams-Meeting läuft. Nebenbei schnell auf eine Chatnachricht reagieren. Zwischendurch eine Rückfrage aus dem Nachbarbüro klären und natürlich auch noch die Präsentation fertigstellen, die eigentlich höchste Priorität hat.

Klingt nach einem ganz normalen Arbeitstag? Willkommen in der modernen Arbeitswelt! Wir sind ständig erreichbar, permanent beschäftigt und immer häufiger mit mehreren Dingen gleichzeitig befasst. Und obwohl wir gefühlt den ganzen Tag arbeiten, bleibt am Ende nicht selten das Gefühl, viel getan, aber wenig wirklich geschafft zu haben.

Das Problem: Wir verwechseln Beschäftigtsein mit Produktivität und ständige Aktivität mit tatsächlicher Leistung. Dabei zahlen wir für diese Form des Arbeitens einen hohen Preis – mit unserer Konzentration, unserer Energie und nicht zuletzt unserer Gesundheit. Doch was, wenn wir das Problem an der falschen Stelle suchen? Was, wenn nicht die mangelnde Selbstdisziplin der Mitarbeitenden das eigentliche Problem ist, sondern die Art und Weise, wie Arbeit in vielen Unternehmen organisiert wird?

Willkommen in der Aufmerksamkeitsökonomie: Unser Gehirn im Dauerstress

Unsere Aufmerksamkeit ist zu einer begehrten Ressource geworden. E-Mails, Messenger, digitale Plattformen, Benachrichtigungen und Meetings konkurrieren permanent um einen Teil unserer Konzentration.
Unser Gehirn ist allerdings nicht dafür gemacht, ständig zwischen unterschiedlichen Aufgaben und Reizen hin- und herzuspringen. Besonders anspruchsvolle Tätigkeiten benötigen Zeit, Ruhe und eine gewisse Kontinuität. Werden wir regelmäßig unterbrochen, müssen wir uns immer wieder neu in die ursprüngliche Aufgabe hineindenken. Das kostet Energie und Zeit.

In der Fachwelt wird dieses Phänomen unter anderem als Continuous Partial Attention bezeichnet: Wir sind irgendwie überall aufmerksam, aber nirgendwo wirklich konzentriert. Die Folgen kennen viele Beschäftigte aus eigener Erfahrung:

• Aufgaben dauern länger als geplant.
• Fehler und Flüchtigkeiten nehmen zu.
• Kreativität und Problemlösungsfähigkeit leiden.
• Das Gefühl, ständig hinterherzulaufen, wächst.
• Mentale Erschöpfung und Stress nehmen zu.

Besonders problematisch wird es, wenn diese Form der Arbeit zum Normalzustand wird. Denn unser Gehirn benötigt ebenso wie unser Körper Phasen der Entlastung und Regeneration.

Wer permanent auf Empfang ist, hat irgendwann keinen Empfang mehr für das Wesentliche.

Multitasking: Ein Produktivitätsmythos mit Nebenwirkungen

Wir alle kennen Menschen, die scheinbar mühelos mehrere Dinge gleichzeitig erledigen. Vielleicht gehören wir sogar selbst dazu und sind ein wenig stolz auf unsere Multitasking-Fähigkeiten. Doch tatsächlich wechseln wir bei den meisten anspruchsvollen Tätigkeiten lediglich sehr schnell zwischen verschiedenen Aufgaben. Und jeder dieser Wechsel kostet Aufmerksamkeit.

Das bedeutet: Wer während eines Meetings E-Mails beantwortet, nebenbei Nachrichten liest und gleichzeitig versucht, den Gesprächsinhalten zu folgen, erledigt nicht drei Dinge gleichzeitig. Er oder sie erledigt drei Dinge mit geteilter Aufmerksamkeit – und vermutlich keines davon besonders gut. Hinzu kommt die sogenannte Refokussierungszeit: Nach einer Unterbrechung benötigt unser Gehirn Zeit, um wieder vollständig in eine Aufgabe einzusteigen. Gerade bei komplexen Tätigkeiten kann dieser Wiedereinstieg besonders lange dauern.

Die Konsequenz ist ein Arbeitsalltag, der nicht nur ineffizient, sondern auch mental anstrengend ist.
Denn ständiges Umschalten hält unser Gehirn in einem Zustand erhöhter Aktivität. Wir kommen kaum noch dazu, Gedanken zu Ende zu führen, Probleme in Ruhe zu durchdringen oder einfach einmal durchzuatmen.

Multitasking ist deshalb nicht nur ein Produktivitätsproblem. Es ist auch ein Stressfaktor.

Das Problem sitzt nicht nur vor dem Bildschirm – sondern im System

Besonders spannend ist dabei ein kleiner Perspektivwechsel und die Fragestellung: Fordern Unternehmen nicht häufig von ihren Mitarbeitenden mehr Konzentration und schaffen aber gleichzeitig genau die Bedingungen, die konzentriertes Arbeiten verhindern?!?

Da gibt es Führungskräfte, die jederzeit erreichbar sein möchten. Meetings, die auch per E-Mail hätten erledigt werden können. Zahlreiche Kommunikationskanäle, über die Informationen parallel verteilt werden. Immer neue Projekte, die gleichzeitig höchste Priorität genießen. Und natürlich die unausgesprochene Erwartung, möglichst schnell auf jede Anfrage zu reagieren.

Das Ergebnis ist eine Organisation, die sich selbst permanent unterbricht. Besonders problematisch ist dabei die Verwechslung von Aktivität und Leistung. Wer den ganzen Tag sichtbar beschäftigt ist, viele Meetings besucht und schnell auf Nachrichten reagiert, gilt häufig als engagiert. Wer sich dagegen zurückzieht, um konzentriert an einer anspruchsvollen Aufgabe zu arbeiten, ist für andere zunächst einmal nicht sichtbar.
Doch seit wann ist ein voller Kalender ein verlässlicher Indikator für gute Arbeit?

Eine wichtige Erkenntnis lautet deshalb: Konzentration darf nicht allein zur persönlichen Bringschuld der Mitarbeitenden erklärt werden. Sie benötigt entsprechende Rahmenbedingungen und eine Unternehmenskultur, die fokussiertes Arbeiten tatsächlich ermöglicht.

Healthy Leadership: Führungskräfte müssen Fokus ermöglichen – und vorleben

Dabei haben Führungskräfte einen erheblichen Einfluss darauf, wie im Unternehmen gearbeitet wird. Sie bestimmen mit, welche Aufgaben Priorität haben, wie Kommunikation stattfindet und ob Mitarbeitende die Möglichkeit bekommen, ihre Arbeit konzentriert zu erledigen.

Wer selbst permanent zwischen Meetings, E-Mails und spontanen Anfragen springt, wird es schwer haben, von seinem Team konzentriertes Arbeiten einzufordern. Gesunde Führung bedeutet deshalb auch, bewusst mit Aufmerksamkeit und Energie umzugehen.

Dazu gehören beispielsweise fünf zentrale Handlungsfelder:

1. Arbeit sinnvoll organisieren
   Weniger parallele Projekte, klare Prioritäten und realistische Zielsetzungen schaffen Freiräume. Nicht jede neue Idee muss sofort in eine zusätzliche Initiative münden. Manchmal ist das Weglassen die bessere Managemententscheidung.
2. Meetings hinterfragen
   Muss wirklich jeder Termin stattfinden? Müssen immer alle Beteiligten dabei sein? Und welche Informationen könnten genauso gut schriftlich vermittelt werden?
   Weniger, kürzere und zielgerichtetere Meetings schaffen wertvolle Zeit für konzentriertes Arbeiten.
3. Fokuszeiten verbindlich etablieren
   Eine tägliche, unternehmensweit vereinbarte Fokuszeit kann helfen, Unterbrechungen zu reduzieren. In dieser Zeit finden keine Meetings statt und Nachrichten müssen nicht unmittelbar beantwortet werden.
   Wichtig ist, dass diese Regelung für alle gilt – auch für Führungskräfte.
4. Unsichtbarkeit als Leistung anerkennen
   Wer sich für eine anspruchsvolle Aufgabe zurückzieht, ist nicht unproduktiv. Im Gegenteil: Gerade dann entsteht häufig die eigentliche Wertschöpfung.
   Führungskräfte sollten deshalb nicht die bloße Sichtbarkeit, sondern die Qualität der Ergebnisse bewerten.
5. Eine gesunde Leistungskultur entwickeln
   Erfolg sollte nicht daran gemessen werden, wer am längsten online ist oder am schnellsten auf Nachrichten reagiert. Entscheidend ist, welche Ergebnisse tatsächlich entstehen.

Und das alles erfordert naturgemäß Vertrauen, Eigenverantwortung und psychologische Sicherheit.

Selbstfokussierung: Was jede und jeder Einzelne beitragen kann

Natürlich liegt die Verantwortung nicht ausschließlich bei der Organisation. Auch Mitarbeitende können lernen, bewusster mit ihrer Aufmerksamkeit umzugehen und die vorhandenen Freiräume zu nutzen.
Ein erster Schritt ist, das eigene Arbeitsverhalten regelmäßig zu hinterfragen:

• Wie oft unterbreche ich mich selbst, indem ich zwischendurch Nachrichten oder E-Mails kontrolliere
• Welche Aufgaben verdienen meine volle Aufmerksamkeit?
• Wann arbeite ich besonders konzentriert und leistungsfähig?
• Welche Ablenkungen kann ich bewusst reduzieren?
• Wo könnte ich klarer kommunizieren, dass ich gerade ungestört arbeiten möchte?

Hilfreich ist es beispielsweise, E-Mails nicht permanent nebenbei zu bearbeiten, sondern feste Zeitfenster dafür einzuplanen. Auch das Deaktivieren unnötiger Benachrichtigungen, das Bündeln von Aufgaben und bewusste Pausen können einen Unterschied machen. Dabei geht es nicht darum, noch eine weitere Selbstoptimierungsaufgabe zu schaffen. Vielmehr geht es um einen bewussteren Umgang mit der eigenen Aufmerksamkeit. Denn Selbstfokussierung bedeutet auch, die eigenen Grenzen wahrzunehmen und sich selbst die Erlaubnis zu geben, nicht jederzeit verfügbar sein zu müssen.

Weniger Unterbrechungen, mehr Gesundheit – und eine bessere Zusammenarbeit

Konzentriertes Arbeiten hat nicht nur positive Auswirkungen auf die individuelle Produktivität. Es kann auch die Zusammenarbeit und die Unternehmenskultur verbessern. Untersuchungen zeigen positive Entwicklungen unter anderem bei der Teamkultur, der Selbstführung, der psychologischen Sicherheit und dem Empowerment der Mitarbeitenden. Auch die Führungskräfte profitierten: Sie erlebten ihren Führungsalltag positiver. Darüber hinaus wurden eine höhere Motivation und eine stärkere Bindung an das Unternehmen festgestellt.

Das ist ein bemerkenswerter Zusammenhang: Wenn Menschen weniger unterbrochen werden, entsteht nicht automatisch weniger Zusammenarbeit. Vielmehr kann die Qualität der Zusammenarbeit steigen, weil Austausch bewusster stattfindet und gemeinsame Zeit zielgerichteter genutzt wird.

Und auch aus gesundheitlicher Perspektive ist das relevant. Denn wer nicht permanent zwischen unterschiedlichen Anforderungen wechseln muss, hat bessere Möglichkeiten, seine Aufmerksamkeit zu bündeln, Belastung zu reduzieren und zwischendurch tatsächlich abzuschalten.

Fazit: Nicht mehr Tempo, sondern mehr Fokus!

Vielleicht sollten wir in Unternehmen weniger darüber diskutieren, wie Mitarbeitende noch effizienter mit ihrer Zeit umgehen können. Vielleicht sollten wir stattdessen einmal genauer hinschauen, wie viel Zeit und Energie durch unnötige Unterbrechungen, überflüssige Meetings und permanente Erreichbarkeit verloren gehen.

Die entscheidende Frage lautet nicht: Wie schaffen wir es, noch mehr in einen Arbeitstag zu packen?
Sondern: Wie schaffen wir Arbeitsbedingungen, unter denen Menschen ihre Energie auf das Wesentliche konzentrieren können?

Gesunde Arbeitsgestaltung bedeutet, Konzentration als wertvolle Ressource zu verstehen und sie aktiv zu schützen. Dazu gehören eine bewusste Führung, klare Strukturen, realistische Prioritäten und eine Unternehmenskultur, in der nicht ständige Verfügbarkeit, sondern wirksame Arbeit zählt. Denn am Ende profitieren alle: Mitarbeitende, Führungskräfte und Unternehmen.

Weniger Meetings. Weniger Multitasking. Weniger Dauererreichbarkeit. Dafür mehr Fokus, mehr Qualität und mehr Raum für Regeneration. Vielleicht ist genau das eine der wichtigsten Gesundheitsmaßnahmen unserer modernen Arbeitswelt: Nicht noch mehr aus den Menschen herauszuholen, sondern endlich wieder bessere Bedingungen für gute Arbeit zu schaffen.